Método de Eisenhower: Como Estabelecer Prioridades e Administrar Melhor o Tempo

A ideia do post de hoje do comosobreviveraodoutorado.com partiu de uma dificuldade que vem me acompanhando nos últimos meses. Por mais que eu tente gerenciar as mil coisas que estou fazendo ao mesmo tempo, estou com uma dificuldade absurda em estabelecer prioridades. Tudo parece importante, as deadlines todas parecem cair juntas e eu não consigo dar conta nem da metade da minha to-do list. E posso te garantir que não é por falta de dedicação, nem de foco. Se você está pensando que então eu deva estar procrastinando muito, também não é o caso! Ah, mas se for o seu, confere o post sobre como lidar com o mal da procrastinação aqui no blog!

Bom, como eu disse, o meu problema está em definir por onde começar. Se você, como eu, não sabe diferenciar bem o que é urgente do que é importante, vou te apresentar uma metodologia de gerenciamento de tempo que descobri recentemente.

 

Método de Eisenhower

O método leva o nome do antigo presidente dos EUA Dwight D. Eisenhower (no cargo entre 1953 e 1961), graças à seguinte frase sua de 1954:

Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes.

Mesmo que a frase não tenha sido criada pelo próprio Eisenhower, ela resumia o princípio de acordo com o qual o presidente dividia suas tarefas. A partir daí, desenvolveu-se a Matriz de Eisenhower, também chamada de Princípio de Decisão de Eisenhower ou Método de Eisenhower.

 

Como funciona?

O método de Eisenhower como estratégia de gerenciamento de tempo baseia-se na divisão de tarefas em níveis de prioridade, baseadas nos conceitos de importância e urgência.

Se você consultar um dicionário de português – como por exemplo o Michaelis online – vai encontrar a definição de importância como algo que não se pode ignorar ou deixar de fazer. Urgência, por outro lado, é definido como aquilo que “não pode ser adiado”, que precisa ser feito “com prontidão”.

Assim, ficam estabelecidas quatro categorias (ou níveis de prioridade), descritos da seguinte forma:

 

Estabelecer Prioridades Método Eisenhower

Importante e urgente

No modelo mais tradicional da matriz, as tarefas ao mesmo tempo importantes e urgentes são resolvidas de forma imediata e pessoal. Ou seja, você mesmo lida com elas, assim que elas aparecem para você.

É verdade, porém, que há dois tipos de tarefas ao mesmo tempo importantes e urgentes: as novas/ imprevisíveis e aquelas que já pertenceram à categoria importante-mas-sem-urgência e que acabaram subindo um nível, já que você não lidou com elas antes.

É aí que você percebe a contribuição dessa metodologia, principalmente para quem trabalha no mundo acadêmico. Vou voltar a isso logo mais.

Para resumir: tarefas desta categoria são aquelas que você tem de fazer e logo. Pode ser o envio de um resumo para congresso cuja deadline é nos próximos dias; revisar o capítulo da tese que você quer mandar para a orientadora ou o orientador até a próxima semana… Importante é: resolva!

 

Importante, mas sem urgência

Essas atividades são importantes, na medida em que elas fazem parte de um processo maior, que te conduz a um objetivo. Por exemplo, estudar línguas. A não ser que isso seja sua especialidade, ou que você esteja pleiteando uma bolsa num país estrangeiro e precise fazer uma prova de proficiência, aprender uma nova língua é algo que contribui muito para sua formação (logo, importante), mas não precisa ser concluído numa data determinada num futuro próximo (ou seja, não é urgente).

Nessa categoria também podem entrar atividades com deadlines, desde que haja uma folga suficiente para que a tarefa possa ser planejada. Ou seja, você tem a autonomia e a flexibilidade para organizar essas tarefas de acordo com a data em que você pretende conclui-las. Agora, a palavra de ordem é “planejar”.

 

Sem importância, mas urgente

Voltando ao modelo tradicional, o conceito chave da categoria de tarefas desimportantes-mas-urgentes é “delegar”. Você como presidente dos EUA, não vai perder tempo com tarefas que possam ser executados por outras pessoas sob seu comando. Portanto, tudo que você considerar que não precisa resolver pessoalmente, passa a ser tarefa de outrem e sai da sua to-do list.

Bom, a gente sabe que na vida universitária, as coisas não funcionam bem assim. Então como lidar com essa categoria?

A princípio, considere a possibilidade de remarcar a tarefa. Se ela for uma urgência administrável, talvez você consiga eliminá-la da sua lista pelos próximos dias.

Se você não tem a quem delegar, use a tecnologia a seu favor. Por exemplo, eu considero pagamentos de contas e outros assuntos burocráticos como urgentes-mas-sem-importância, porque não colaboram para meu desenvolvimento como pesquisadora (essa é a minha classificação de importância no momento). Então eu escolho um (ou alguns) dia(s) para agendar todos os pagamentos, tentar automatizar essas coisas o máximo possível. Não crie tarefas novas e desnecessárias, por exemplo: você acabou de submeter seu resumo para um congresso e sabe que tem que fazer o pagamento. Você pode fazer duas coisas: 1. Pagar de imediato, na sequência da submissão do resumo, evitando a criação de um novo item na to-do list; ou 2. Agendar o pagamento para quando cair a bolsa, o salário; assim você não precisa mais pensar no assunto.

 

Sem importância e sem urgência

Atividades que você possa classificar ao mesmo tempo como sem importância e sem urgência são aquelas de que você deve se desapegar ou que vai precisar cancelar. Por exemplo, prometeu ajudar um colega de laboratório a contar células para o trabalho dele? Seja porque você não sabe falar não, ou porque não sabe estabelecer as prioridades, o que importa é que se você está atarefado a ponto de precisar categorizar suas atividades como neste modelo, sinto dizer, mas você não tem tempo (agora) para ajudar esse colega. Prometa ajudá-lo quando o cenário for mais promissor para o seu lado! Daí você vai poder dar mais importância a essa “ajuda” e planejá-la na categoria de atividades importantes-mas-não-urgentes.

Outro exemplo é aquele cinema que você marcou há tanto tempo. A não ser que você esteja psicologicamente bastante necessitado de distrações, cancele desta vez. (Aliás, se você estiver, dá uma olhada neste post). Não faça disso um hábito; mas uma vez ou outra você vai ganhar mais se resolver uma tarefa urgente-e-importante e eliminá-la da sua lista, do que voltar do cinema e ter que correr para o trabalho de novo.

 

Para pensar:

Considere sempre que as tarefas podem ser recategorizadas. É importante que você tenha claro em mente o porquê de considerar algo urgente ou importante. E que você siga esse princípio para planejar uma sequência que faça sentido. Mas claro, quem determina isso tudo é você. Se você sentir que algo deixou de fazer sentido ali, mude!

Outra coisa é a dinâmica do método. No mundo ideal, você lida com coisas importantes antes de elas se tornarem urgentes. Mas sabemos que nem sempre funciona assim. Quando você menos espera, aquela deadline que estava a anos luz é na semana que vem e continua na sua lista. Portanto, planeje sempre sua semana com certas folgas que te permitam alguma flexibilidade na organização das tarefas.

É exatamente essa questão que me atraiu no Método de Einsenhower: na vida acadêmica, as prioridades podem ser muito fluidas e esse método te dá a possibilidade de se adequar, sempre. No começo do seu doutorado, o texto escrito da sua tese não deve ser uma prioridade! Você tem outras coisas para pensar e o trabalho final está subdividido em etapas. Mas, às vezes a pesquisa tem que ficar de lado, porque você tem créditos para cumprir, aulas para preparar, ou porque você trabalha e estuda ao mesmo tempo. Com esse método, você consegue ir encaixando as tarefas, como num mosaico, empurrando uma coisa, puxando outra.

Aliás, uma dica para finalizar. Eu gosto de visualizar minhas categorias de prioridade. Por isso eu decidi escrever minhas atividades em pedaços de papel (post-it serve também) e colar numa parede, em colunas. Fiz uma coluna para cada categoria e vou mudando literalmente as tarefas, conforme preciso. Isso também me oferece a oportunidade super prazerosa de rasgar o papel e jogar no lixo, quando a tarefa foi cumprida! Isso faz milagres para o humor na pós-graduação!!

 

Veja também:

https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm

Photo by designhorf on Unsplash

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